Mailing List คืออะไร

Mailing List คืออะไร

Mailing List คือ กลุ่มรายชื่อของอีเมลซึ่งเมื่อคุณส่งอีเมลไปที่ Mailing List
นั้น Mailing Lists จะช่วยกระจายไปให้กับอีเมลอื่นๆที่อยู่ใน List โดยอัตโนมัติ
เช่น สมมุติว่าคุณตั้งชื่อ Maling List ว่า mlist@yourdomain.com
แล้วก็นำเอาอีเมลของผู้ที่ต้องการอยู่ในกลุ่มมาลงทะเบียนไว้
เมื่อบุคคลใดบุคคลหนึ่งในกลุ่มของ Mailing Lists ส่งอีเมลไปที่ mlist@yourdomain.com
ระบบก็จะช่วยทำการกระจายให้กับทุกคนในกลุ่ม

ประโยชน์ Mailing List

1. อำนวยความสะดวกในหน่วยงาน เช่น การแจ้งข่าวให้สมาชิกทุกคนในคณะ
ภาควิชา ฝ่าย ห้องวิจัย ชมรม ชุมนุม สมาคม ได้รับทราบข่าวสารต่าง ๆ อย่างสะดวกและรวดเร็วเท่ากัน

2.สามารถเข้าร่วมในกลุ่มที่เราสนใจได้ เช่น หากมีการจัดตั้งกลุ่มข่าวสารที่เราสนใจ
เราก็สามารถสมัครเป็นสมาชิก เพื่อรับข้อมูลต่าง ๆ ได้

3.เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างสมาชิกในกลุ่มเพื่อเป็นสังคมแห่งการเรียนรู้ในเรื่องต่าง ๆ ที่เป็นที่สนใจภายในกลุ่ม

วิธีใช้ Mailing List

1. ที่หน้า Main Menu เลือก New Mailing List

2. ที่ Mailing List Name ให้ใส่ชื่อเมล์ เพื่อให้ทุกคนส่งมาที่เมล์นี้
ในที่นี่ขอใช้เป็น mlist@hostingwing.com
(ที่นิยมใช้กันก็มี group@yourdomain, team@yourdomain)

3. ที่ Prefix outgoing subject header with ให้ใส่ชื่ออะไรก็ได้
เพื่อที่จะสื่อให้คนใน List ของท่านรับรู้ว่าอีเมลที่ได้รับนี้ ส่งมาจากกลุ่มของพวกท่าน
ในที่นี้ขอใช้ชื่อว่า Secret List ดังนั้นตอนท่านส่งอีเมล สมมติท่านใช้ subject ว่า "คืนนี้ 2 ทุ่มมีประชุม"
 ดังนั้นเวลาที่อีเมลนี้ไปถึงคนอื่นๆใน List จะแสดงออกมาว่า "[Secret List] คืนนี้ 2 ทุ่มมีประชุม" เป็นต้น
คนอื่นก็จะรู้ทันทีว่า อีเมลนี้มาจากกลุ่มของเขา


4. ที่ Posting Message มี 5 ฟีเจอร์หลักให้เลือก
แต่ปัจจุบันเราตัดให้เหลือเพียงสองฟีเจอร์ เนื่องจากฟีเจอร์อื่นๆ
ไม่ค่อยได้รับความนิยมและไม่มีประโยชน์เท่าที่ควร
นอกจากนี้ ยังก่อให้เกิดความสับสนแก่ผู้ใช้ เราจึงขออธิบายฟีเจอร์ที่เหลืออยู่ดังนี้

4.1 Anyone can post. ฟีเจอร์นี้ นอกจากคนใน List จะสามารถรับส่งกันได้แล้ว
 คนนอก List ก็ยังสามารถส่งเข้ามาได้ด้วย แต่จะไม่สามารถรับได้

4.2 Only subscribers can post, all others bounce ก่อนที่จะอธิบายฟีเจอร์นี้
เราต้องขออธิบายก่อนว่า ใน Mailing List นั้น มีเมมเบอร์หรือสมาชิกใน List อยู่สองประเภทหลักๆ
นั่นก็คือ subscriber member และ moderator member ซึ่งสมาชิกทั้งสองก็มีความสามารถ
และบทบาทต่างกันใน List เราขอให้ท่านพิจารณากตารางด้านล่าง

ถ้าเลือกฟีเจอร์ 1 subscriber ทุกคนจะได้รับ moderator ทุกคนจะได้รับ
คนที่อยู่นอก List ทุกคนจะได้รับ

ถ้า subscriber เป็นคนส่งเข้า List YES YES NO
ถ้า moderator เป็นคนส่งเข้า List YES YES NO
ถ้าคนอื่นที่อยู่นอก List เป็นคนส่งเข้า List YES YES NO
ถ้าเลือกฟีเจอร์ 2 subscriber ทุกคนจะได้รับ moderator ทุกคนจะได้รับ คนที่อยู่นอก List ทุกคนจะได้รับ
ถ้า subscriber เป็นคนส่งเข้า List YES NO NO
ถ้า moderator เป็นคนส่งเข้า List YES NO NO
ถ้าคนอื่นที่อยู่นอก List เป็นคนส่งเข้า List ไม่สามารถส่งเข้ามาได้

5. ที่ List Options

5.1 Replies should go to : คือเวลาที่คนใน List ต้องการตอบกลับ จะสามารถตอบกลับไปได้ที่ไหนได้บ้าง? มี 3 ฟีเจอร์ย่อยให้เลือกคือ
5.1.1 the origal sender : คือ ตอบกลับไปหาคนที่ส่งอีเมลนี้มา (คนอื่นๆใน List จะไม่ได้รับ)
5.1.2 the entire list : คือ ตอบกลับไปหาทุกๆคนที่อยู่ใน List
5.1.3 the address : คือ ตอบกลับไปหาที่อีเมลที่ระบุเอาไว้ เช่น ระบุไว้ว่า someone@yourdomain.com เป็นต้น

5.2 Include a trailer at the end of each message : เป็นการแนบหางจดหมายเข้าไปด้วย

5.3 Set up a digest version of the list : อีเมลที่ระบุเป็น digest จะได้รับทุกกระทู้ที่ผ่านมาของ subscriber
ที่ส่งๆกันทั้งหมดแต่เป็นแบบย่อ เพื่อช่วยในการจำแนก (ลักษณะเหมือน log mail ของ subscriber)

ในส่วน อื่นๆที่ไม่ได้อธิบาย เราขอให้คงค่าเอาไว้ตามที่ default ค่ามา
เพราะในที่นี่เราจะขออธิบายเพียงการทำงานแบบพื้นฐานที่มีประสิทธิภาพที่สุด เท่านั้น
เนื่องจาก mailing list ในขั้นสูงนั้นหากใช้เป็นจะทรงพลังมาก
แล้วก็แน่นอนว่า หากใช้ไม่เป็นก็จะก่อให้เกิดอันตรายกับองค์กรได้เช่นกัน
เราจึงขอแนะนำให้ท่านใช้เพียงแค่พื้นฐานเท่านั้น เพื่อความปลอดภัยสูงสุด